Comment le feedback aux collaborateurs change la culture de l’entreprise ?

Pourquoi donner des feedbacks à ses collaborateurs est important ?

Définition d’un feedback

Le feedback se traduit par « retour nourrissant ». C’est le retour d’une personne sur le travail produit par une autre. Cela peut être un rapport, un devoir, une conférence, un exercice proposé, etc… L’intention de ce retour est de « nourrir » la personne qui a produit quelque chose, et de lui permettre de progresser.

Dans le monde de l’entreprise et des organisations, le manager est la personne qui est amenée de par son rôle à donner le plus de feedback à ses équipes. Cependant, tout le monde peut être amené à faire des feedbacks.

Pour moi, le feedback est un outil de communication très important et simple à mettre en œuvre.

L’impact des feedbacks sur les collaborateurs : une culture à développer

Lorsque nous produisons quelque chose nous aimons savoir comment c’est reçu en face. De plus, nous passons une grande partie de notre temps au travail, et y consacrons beaucoup d’énergie. Nous avons donc besoin de reconnaissance pour ce que nous produisons.

Pour les collaborateurs, une absence de feedbacks ou uniquement des feedbacks « négatifs » peuvent saper leur motivation. De même, la forme que prennent les feedbacks a un impact : la bienveillance favorise la confiance entre managers et collaborateurs.

Ainsi, des feedbacks réguliers, bienveillants et constructifs vont favoriser la motivation des collaborateurs et leur implication dans leur entreprise.

Le feedback, un outil de management simple et efficace en entreprise

En entreprise, nous sommes constamment amenés à produire, à échanger avec des fournisseurs, des partenaires ou des clients, à coopérer. Bref, nous sommes amenés à faire des feedbacks de manière régulière !

Cependant, nous pouvons nous sentir mal à l’aise avec cet exercice : peur de blesser l’autre, peur de lui donner trop de reconnaissance et qu’il se relâche, peur de comment nous pouvons être perçus par notre interlocuteur… Il existe de nombreux freins à donner du feedback. C’est ainsi que nous pouvons être amenés à éviter d’en donner, de le donner rapidement entre deux portes, ou même à attendre l’entretien annuel.

Or, nous pouvons apprendre à donner des feedbacks qui soient à la fois bienveillants et constructifs. Nous pouvons apprendre à exprimer ce qui nous a plu dans ce que l’autre a fait, et en même temps dire là où nous voyons une progression possible. Plus nous le faisons régulièrement, plus nous créons une relation de confiance avec nos interlocuteurs.

Le feedback est un outil qui permet le développement des compétences de chacun dans la bienveillance.

Développer une culture du feedback en entreprise

Pourquoi parler de « culture » du feedback en entreprise ?

La culture d’entreprise est un ensemble de règles communes définies par la direction qui sous-tendent ses actions. Ces règles peuvent être explicites ou implicites. Dans une entreprise où la culture est la prise en compte réelle de l’humain et de ses besoins, les managers auront plus de facilité à faire des feedbacks.

La hiérarchie peut encourager les managers à réaliser des feedbacks réguliers, avec des propositions concrètes telles que :

• Leur proposer de se former aux techniques de management et au feedback bienveillant,
• Prévoir une charge de travail qui leur dégage le temps nécessaire,
• Prévoir des entretiens individuels plus réguliers,
• En faire un indicateur clé de leur progression dans l’entreprise.

Ainsi, la direction peut impulser et favoriser une culture du feedback, et contribuer à plus de bien-être et de performance dans son entreprise.

Qui peut donner son feedback en entreprise ?

Pour moi, la direction et les managers sont les mieux à même d’impulser une nouvelle dynamique, dont celle de la culture du feedback.

En second temps et dans un principe de réciprocité, les collaborateurs peuvent également donner leur feedbacks à leurs managers, afin que ceux-ci puissent avoir un retour sur leurs pratiques managériales.

Les feedbacks peuvent également se pratiquer en externe. Que ce soit avec des fournisseurs, des partenaires, ou des clients, le feedback est un outil de coopération pertinent à tous les niveaux.

Quand peut-on donner son feedback ?

En premier temps, le prérequis pour donner mon feedback est le suivant : est-ce que la personne à qui je souhaite le donner est disponible (disponibilité temporelle et émotionnelle) pour le recevoir ?

Je peux simplement lui poser la question : « Es-tu disponible pour un feedback ? « .

Le meilleur moment pour donner son feedback est « à chaud », c’est à dire le plus tôt possible. C’est là que vous avez tous les éléments et les ressentis encore frais.

A quelle fréquence peut-on donner son feedback ?

Le feedback est un outil de communication que nous employons régulièrement. Nous pouvons donner notre feedback autant de fois que nécessaire, à condition que l’autre soit disponible pour le recevoir. Cela peut être plusieurs fois par jour si nous collaborons régulièrement avec une même personne ou une même équipe.

Comment donner un feedback constructif et bienveillant à ses collaborateurs ?

L’intention

L’intention est ce qui soutient chacune de nos actions. Plus nous la conscientisons, plus nous augmentons nos chances d’atteindre notre but.

Quelle est notre intention lorsque nous donnons un feedback ? Est-ce que nous avons envie de dire à l’autre ses quatre vérités, de lui montrer ce qu’il a mal fait ou encore que nous savons mieux que lui ? Dans ce cas, peut-être pouvons nous attendre un peu avant de lui faire un feedback.

Ou bien est-ce que nous souhaitons que le feedback soit au service de l’autre ? Est-ce que notre intention est de soutenir son apprentissage ? Dans ce cas, nous augmentons les chances qu’il soit effectivement au service pour l’autre.

Comment faire un feedback à ses collaborateurs

Le déroulé d’un feedback

Je vois le feedback comme une occasion de permettre à votre interlocuteur de progresser, mais également une occasion de prendre soin de la relation. Ainsi, les étapes qui suivent sont indicatives. Elles peuvent être adaptées en fonction du contexte, du niveau de confiance que vous avez avec votre interlocuteur, et de l’objet sur lequel vous faites un feedback.

Par exemple, suite à une formation, une conférence, ou un oral, vous pouvez commencer par demander à votre interlocuteur comment il se sent. Cela fait du bien de pouvoir dire, surtout après un moment qui peut être vécu comme stressant.

Toujours en fonction du contexte, vous pouvez proposer à l’autre de faire son « autofeedback » : qu’est-ce qu’il a aimé dans ce qu’il a fait ? Qu’est-ce qu’il aurait aimé faire différemment ?

Ensuite, après avoir demandé à l’autre s’il souhaite entendre votre feedback, vous pouvez commencer par ce que vous avez aimé dans ce qu’il a produit. J’appelle cela les « points d’appui ». En effet, nous avons tendance à nommer ce qui ne va pas, souvent pour « gagner du temps » (ça vous parle ?), ou par habitude. Or, je rencontre beaucoup de personnes en mal de reconnaissance. Selon moi, il est fondamental de nommer ce que nous avons apprécié.

Puis, vous pouvez nommer les points de progrès ou de bonification que vous voyez.

Enfin, demandez à votre interlocuteur ce qu’il retient de votre feedback. Très souvent, les personnes ne retiennent que les points de bonification. Vous pouvez en profiter pour revenir sur les points d’appui que vous avez vu.

En dernier lieu, vous pouvez demander à la personne comment elle se sent d’avoir reçu votre feedback. Cela permet de vérifier comment il a été reçu et encore une fois de créer un lien de confiance avec l’autre.

Les ingrédients d’un feedback constructif et bienveillant

Les ingrédients ci-dessous sont issus de la Communication Nonviolente (CNV), selon Marshall B. Rosenberg. En préalable, j’aime rappeler que l’intention de la CNV est la qualité de la relation à l’autre.

Un des premiers ingrédients du feedback est l’observation factuelle, le plus détachée possible d’une interprétation. Cela permet à l’autre de voir exactement de quoi vous parlez et d’ouvrir son attention à ce qui va suivre.

En second lieu, parlez de vous, de ce que ça vous fait quand vous voyez ou entendez ça.

Puis, parlez de pourquoi ça vous touche, en lien avec quel besoin ou valeur chez vous ?

Enfin, vous pouvez faire une demande d’action concrète.

Un exemple d’un feedback constructif et bienveillant

Pauline est manageuse. Elle doit faire un feedback à Fabien, son collaborateur, sur son rapport d’un projet sur lequel ils ont travaillé ensemble. Pauline reçoit Fabien dans son bureau. Elle privilégie ainsi une certaine confidentialité de leurs échanges, et le calme nécessaire.

Elle demande à Fabien comment il va en cette fin de journée bien remplie. Elle lui demande ensuite comment il trouve son rapport, s’il voit des points en particulier à aborder dessus avant qu’elle fasse son feedback. Peut-être lui reste-t-il des questions ou des points à clarifier ?

Ensuite, elle dit à Fabien ce qu’elle a aimé dans son rapport. Par exemple, elle pourrait lui dire ceci  » J’aime bien la synthèse des données que tu as fait dans le premier paragraphe. Je trouve que c’est très clair et ça permet de s’y rapporter si besoin. Moi ça me met en confiance qu’on part sur des bases correctes. » (Notez que cela a pris 10 secondes à Pauline pour formuler cette phrase.)

Puis elle passe aux points de bonification. Cela peut prendre la forme suivante :  » Je vois que tu ne traites pas telle problématique dans ton rapport. Je suis ennuyée car pour moi elle est vraiment importante pour la sécurité du projet. Pourrais-tu compléter ton rapport avec cette problématique et prévenir le client que nous aurons du retard sur la remise du rapport ? »

Pauline demande ensuite à Fabien ce qu’il a retenu du feedback, puis comment il se sent avec cela.

Alors, est-ce que ça vous tente comme Pauline d’être plus à l’aise avec les feedbacks ? D’en faire un outil de management au service du bien-être et de la performance pour vos équipes ?

Formation sur le feedback constructif et bienveillant en entreprise

Les difficultés à faire des feedbacks constructifs et bienveillants sont nombreuses : peur de parler de soi, inconfort à recevoir la réponse de l’autre, difficultés à nommer des points d’appui… Ces difficultés sont liées à notre éducation et à nos habitudes et elles sont normales. Nous pouvons les dépasser notamment en nous formant à de nouvelles approches.

Vous souhaitez développer la culture du feedback dans votre entreprise ? Je propose des formations sur ce thème. Contactez-moi pour plus d’informations.

Vous trouverez ci-dessous la dernière formation que je coanime avec une consœur sur le sujet.

Pour aller plus loin sur la culture du feedback en entreprise

Voici un article sur le feedback illustré que je trouve très clair et drôle. Vous pourrez y trouver notamment cette illustration :